“Begin klein met AI en kies een overzichtelijk proces waarmee snel resultaat kan worden behaald.” Dat adviseert Alex Habets, general manager van Balemaster Europe in Nuth, collega-ondernemers. Enkele jaren geleden begon hij te experimenteren met ChatGPT. Inmiddels gebruikt het bedrijf AI onder meer om sneller offertes te maken. “Een conceptofferte staat nu binnen 27 seconden klaar. Vroeger kostte dat al snel anderhalf uur. Natuurlijk controleren we nog of alle details en specificaties kloppen en de informatie compleet is. Maar ik schat dat we 90 procent van de tijd terugwinnen.”
Balemaster Europe verkoopt balenpersen en shredders, vooral aan producenten van golfkarton. De machines persen productieafval samen tot compacte balen, die zo gemakkelijker kunnen worden afgevoerd en gerecycled. De meeste onderdelen van de machines worden gemaakt door gespecialiseerde leveranciers. In Nuth vinden onder meer de engineering, assemblage, bedrading en testen plaats, evenals verkoop en 24/7 service. Het ruim zestig jaar oude familiebedrijf telt achttien medewerkers en levert machines in Europa, het Midden-Oosten en Afrika. Alex en zijn broer Bob, de derde generatie, vormen samen de directie.
Experimenteren met ChatGPT
“Elke machine wordt geleverd met uitgebreide handleidingen en instructies in verschillende talen”, vertelt Alex. “Na iedere verandering en update moeten we die zorgvuldig aanpassen en deels opnieuw vertalen. Een saaie en tijdrovende klus, en daarom een van de eerste taken waarmee ik ChatGPT bij wijze van experiment aan het werk zette.” De resultaten bleken boven verwachting. Balemaster nam enkele betaalde accounts. Inmiddels gebruikt het bedrijf AI ook om internationale wet- en regelgeving sneller te doorgronden.
Veiligheid en privacy kregen vanaf het begin veel aandacht. “We hebben goed gekeken naar de juiste privacy-instellingen bij de betaalde accounts. Daarnaast hebben we intern afspraken gemaakt over welke informatie onze medewerkers wel en niet mogen invoeren. Om goede resultaten te krijgen is het noodzakelijk om de juiste context mee te geven. Bedrijfsgevoelige informatie hoort uiteraard niet in ChatGPT thuis.”
Kleine stappen
Via contacten en bijeenkomsten op de Brightlands Smart Services Campus verdiepte Alex zich verder in AI. Het eerste contact met Brightlands ontstond vanuit Klik op Morgen en ging aanvankelijk over cybersecurity. Al snel kwam AI ter sprake. Tijdens bijeenkomsten zag Alex hoe andere organisaties de technologie inzetten. “Zo ontdekte ik dat AI veel meer is dan ChatGPT en dat je er ook bedrijfsprocessen slimmer mee kunt inrichten. We kwamen in contact met DataCation en hebben samen met hen onderzocht welk bedrijfsproces het eerst in aanmerking zou komen voor verbetering met AI. We wilden klein beginnen en snel resultaat behalen. Zo kwam het offertetraject in beeld: arbeidsintensief, deels repetitief en door de vele informatiebronnen en verschillende talen ook foutgevoelig.”
“Een offerte is altijd maatwerk”, aldus Alex. “Elke opdracht is specifiek en afgestemd op eisen, beschikbare ruimte, benodigde capaciteit etc. We hadden weliswaar een ERP-systeem, maar dat was niet goed gevuld. Veel informatie stond nog altijd in losse e-mails en documenten of zat in de hoofden van medewerkers”, vertelt Alex. “Het kostte iedere keer veel tijd en afstemming om alles bij elkaar te sprokkelen.”
Eerst de informatie op orde
Voordat we met AI aan de slag konden, moest dus eerst het ERP-systeem slimmer worden ingericht en gevuld. Daartoe hebben we eerst het volledige offertetraject in kaart gebracht. Uit welke stappen bestaat het, welke informatie is nodig, wie levert de gegevens aan en hoe kan alles in het ERP-systeem beschikbaar worden gemaakt? Medewerkers van verschillende afdelingen zijn daar vanaf het begin bij betrokken. Inmiddels is het ERP-systeem goed gevuld. Alle gegevens registreren we voortaan direct. Dat vraagt meer discipline, maar levert direct structuur en rust op. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie en prognoses en overzichten zijn gemakkelijker te maken.
Voor de verschillende talen zijn vaste offertemodellen gemaakt. AI haalt de benodigde gegevens uit het ERP-systeem en verwerkt deze in het juiste model. Binnen 27 seconden staat er een conceptofferte met de klantgegevens, machines en opties. “Natuurlijk controleren we of alle specificaties kloppen en of de informatie compleet is. Er zijn altijd nog wel kleine aanpassingen nodig, maar het is nu al veel beter dan het was. Zoals met elk project zit het de meeste tijd in de puntjes op de i zetten. Het offertesysteem is nog niet volledig voltooid maar we zijn er bijna. En dankzij de flexibele opzet is het heel eenvoudig om het offerte systeem uit te breiden met nieuwe type machines of aan te passen.
Kansen voor service
Het offertetraject smaakt naar meer. Een mogelijke volgende toepassing is het automatisch samenstellen en bijwerken van machinehandleidingen. Ook voor de servicedienst ziet Alex kansen. “Balemaster biedt 24 uur per dag, zeven dagen per week, 365 dagen per jaar service, dat zit in ons DNA. Tegelijkertijd merken we dat het bieden van die service lastiger wordt. Het aantal machines groeit en onze klanten hebben steeds minder technische kennis in huis omdat ze de technische dienst hebben uitbesteed. Veel kennis zit bovendien in de hoofden van onze ervaren engineers en monteurs of is verspreid over servicerapporten en bestanden. Een interne ‘service-AI’ zou die informatie kunnen combineren. Bij een storing kan een monteur dan in een oogwenk zien of een vergelijkbaar probleem eerder is opgetreden, welke oplossing toen werkte en welke onderdelen al zijn vervangen. “Geen AI-agent voor klanten, benadrukt Alex. “Maar een hulpmiddel voor onze eigen mensen om snel de benodigde informatie snel bij elkaar te brengen.” Het idee bevindt zich momenteel nog in de conceptfase.
Alex vindt dat AI de kennis en ervaring van medewerkers nooit kan vervangen. “We willen het vooral gebruiken om repetitief werk over te nemen en de dagelijkse werkdruk te verminderen. Hierdoor kunnen we verder professionaliseren, onze kwaliteit beter borgen en uiteindelijk onze klanten beter helpen. Bovendien kunnen we hierdoor meer proactief werken en blijft er meer tijd over om vooruit te kijken, na te denken over de toekomst van ons bedrijf en te werken aan nieuwe innovaties.”
Meer weten over wat AI voor jouw bedrijf kan betekenen?
Neem contact op met Robert van Rietveld van Brightlands Smart Services Campus voor de mogelijkheden.
Foto: Bob (l) en Alex (r) Habets
